Operasi Desain

Operasi desain, yang biasa disingkat menjadi design ops, adalah praktik untuk meningkatkan cara kerja suatu fungsi desain: prosesnya, peralatannya, standarnya, perekrutannya, orientasinya, kolaborasi dengan disiplin ilmu lain, dan infrastruktur yang mendukung pekerjaan desain. Hal ini menerapkan pemikiran operasional yang sama pada organisasi desain seperti yang diterapkan operasi pengembangan pada bidang teknik, dengan tujuan menghilangkan hambatan sehingga para praktisi dapat menghabiskan waktu mereka untuk desain daripada untuk biaya koordinasi yang berlebihan.

Kebutuhan tersebut muncul seiring berjalannya waktu dan skala, bukan sudah ada sejak awal. Tim yang terdiri dari tiga desainer berkoordinasi melalui percakapan, menyimpan file di tempat yang nyaman, dan menjaga konsistensi karena semua orang melihat semuanya. Tim yang terdiri dari tiga puluh orang yang menangani beberapa produk tidak dapat melakukan hal itu, dan tanpa kerja operasional yang disengaja, akan terjadi penumpukan komponen yang duplikat, struktur file yang tidak kompatibel, praktik riset yang tidak konsisten, dan semakin banyak waktu yang dihabiskan untuk mencari hal-hal dan menyelesaikan perbedaan.

Permasalahan karakteristik yang diatasi mudah dikenali. Para desainer tidak dapat menemukan karya yang sudah ada dan membuatnya ulang. Pustaka komponen bercabang karena tidak ada proses kontribusi. Penelitian diulang karena temuan sebelumnya tidak dapat ditemukan. Proses orientasi memakan waktu berbulan-bulan karena pengetahuan tidak terdokumentasi. Serah terima ke tim teknik tidak konsisten sehingga kualitas implementasi bervariasi. Permintaan datang melalui beberapa saluran tanpa prioritas. Masing-masing merupakan kegagalan operasional, bukan kegagalan teknis.

Cakupan tugas ini biasanya meliputi perangkat dan administrasinya, tata kelola sistem desain termasuk proses kontribusi dan penghentian penggunaan, pengorganisasian file dan aset, repositori penelitian dan infrastruktur perekrutan peserta, alur kerja standar untuk aktivitas umum, orientasi dan pengembangan kemampuan, serta pengukuran pekerjaan desain. Tidak semua hal ini memerlukan peran khusus, tetapi semuanya membutuhkan penanggung jawab.

Peran ini sering disalahpahami sebagai manajemen proyek untuk desainer, dan meskipun koordinasi adalah bagian darinya, fungsi pembeda utamanya adalah membangun sistem yang menghilangkan gesekan yang berulang. Mengelola proyek hanya menangani satu masalah; membangun repositori penelitian, proses kontribusi komponen, atau format serah terima standar menangani penyebab mendasar dari banyak masalah. Fungsi yang bergeser ke koordinasi tanpa membangun infrastruktur akan menghasilkan beban administratif daripada memberikan daya ungkit.

Untuk membenarkan investasi tersebut, perlu ditunjukkan di mana waktu saat ini terbuang, yang mudah dibuktikan tetapi jarang diukur. Audit tentang bagaimana para desainer benar-benar menghabiskan waktu mereka biasanya mengungkapkan sebagian besar waktu dihabiskan untuk mencari, menyelaraskan, mengoordinasikan, dan mereproduksi karya yang sudah ada. Mengurangi proporsi tersebut adalah imbalannya, dan mengungkapkannya dalam hal kapasitas desain yang dipulihkan lebih persuasif daripada menjelaskan peningkatan proses.

Pengukuran pekerjaan desain adalah salah satu tanggung jawab tersulit yang diemban oleh fungsi ini, dan mudah dilakukan dengan buruk. Menghitung hasil yang dihasilkan lebih mengutamakan volume daripada penilaian, dan pengukuran kecepatan mendorong jalan pintas justru di mana ketelitian sangat penting. Pengukuran yang lebih dapat dipertanggungjawabkan berkaitan dengan kondisi di mana desain beroperasi, termasuk berapa lama temuan penelitian sampai ke orang-orang yang membutuhkannya, berapa proporsi antarmuka yang dikirimkan menggunakan komponen yang disetujui, dan berapa banyak waktu tim yang dihabiskan untuk pekerjaan desain yang sebenarnya.

Adopsi prematur merupakan risiko nyata. Tim kecil yang memperkenalkan proses formal, tata kelola, dan biaya tambahan peralatan sebelum biaya koordinasi membenarkannya akan memperlambat diri sendiri dan memaksakan formalitas pada pekerjaan yang sebelumnya berjalan dengan baik. Pemicu yang masuk akal adalah bukti dari masalah spesifik yang ditangani oleh fungsi tersebut, bukan ambang batas jumlah karyawan atau aspirasi menuju kematangan.

Karena fungsi ini ada untuk mendukung para praktisi dan bukan untuk mengarahkan mereka, efektivitasnya bergantung pada kepemimpinan orang-orang yang memahami pekerjaan desain, bukan hanya prosesnya. Dalam praktiknya, fungsi ini dibangun bersamaan dengan sistem desain dan infrastruktur penelitian di dalam desain produk, mengkoordinasikan praktik serah terima yang menentukan kualitas implementasi dengan pengembangan produkdan dalam organisasi dengan skala yang cukup besar, hal itu menjadi fungsi tetap di dalam Departemen UX.