Media Kit

Et mediesett er en forberedt samling av informasjon og ressurser som journalister, analytikere og partnere kan bruke til å skrive nøyaktig om en organisasjon uten å måtte be om hvert element individuelt. Det inneholder vanligvis en faktabasert beskrivelse av selskapet, detaljer om grunnleggelsen, lederbiografier med fotografier, logoer i brukbare formater, produktbilder, nøkkeltall, nylige kunngjøringer og navngitt kontaktinformasjon for mediehenvendelser.

Hensikten er å redusere friksjon i det øyeblikket noen har bestemt seg for å skrive om virksomheten. En journalist som jobber mot en tidsfrist og ikke finner en brukbar logo, en nøyaktig beskrivelse eller en kontakt som svarer, vil enten publisere med feil informasjon hentet fra et annet sted eller droppe omtalen helt. Settet finnes for å gjøre den nøyaktige versjonen til den enkleste å bruke, noe som er en mer pålitelig strategi enn å forsøke å rette feil etterpå.

De fleste pakker mislykkes fordi de er skrevet for feil leser. Markedsføringstekster som beskriver organisasjonen som en innovativ leder som leverer førsteklasses løsninger er ubrukelige i en artikkel og signaliserer at virksomheten ikke forstår hva journalister trenger. Det som trengs er fakta: hva selskapet gjør i enkle ordelag, når det ble grunnlagt, hvor det opererer, hvor mange ansatte det har, hvem som leder det, og hva det faktisk har oppnådd med tall som kan verifiseres.

Forberedelse av ressurser er viktigere enn teksten. Logoer bør leveres i vektor- og høyoppløselige rasterformater, med varianter for lys og mørk bakgrunn og tydelig veiledning om akseptabel bruk. Fotografier bør være reelt brukbare, det vil si høy oppløsning, riktig belyst og tilgjengelige i både liggende og stående beskjæring, siden publikasjoner har layoutbegrensninger. Skjermbilder og produktbilder bør være oppdaterte, og alt bør ha tydelig tillatelse til redaksjonell bruk, slik at ingen trenger å spørre.

Vedlikehold er der settene stille og rolig svikter. Et utdatert sett er verre enn ingenting, fordi det produserer publiserte feil som deretter forplanter seg: erstattet ledelse, foreldede ansatttall, utgåtte produkter og gamle logoer vises i dekningen i årevis etterpå. Å tildele eierskap og gjennomgå innholdet etter en fast tidsplan, og umiddelbart etter enhver vesentlig endring, er forskjellen mellom en eiendel og en gjeld.

Tilgjengeligheten til selve settet blir ofte oversett. Å plassere det bak et skjema, kreve registrering eller grave det ned flere nivåer dypt motvirker formålet, siden personen som trenger det jobber raskt og ganske enkelt vil bruke det de kan finne. En tydelig lenket, offentlig tilgjengelig presse- eller medieside, som kan finnes fra bunnteksten på nettstedet og fra søk, er det som gjør at materialet gjør jobben sin.

Standardparagrafen fortjener spesiell oppmerksomhet fordi den er det elementet som oftest gjengis ordrett. Standardavsnittet som beskriver organisasjonen, vises nederst i hver pressemelding og tas ofte direkte inn i artikler, noe som gjør den til en av de mest gjengitte beskrivelsene bedriften noen gang vil skrive. Den bør derfor være kort, saklig, fri for reklamespråk og nøyaktig om hva organisasjonen faktisk gjør og for hvem, og den bør gjennomgås når posisjoneringen endres, i stedet for å bli stående og beskrive en bedrift som ikke lenger eksisterer i den formen.

Settet betjener også målgrupper utover journalister, inkludert partnere som utarbeider felles kunngjøringer, arrangører av arrangementer som produserer programmer, analytikere som samler markedsoversikter og interne team som trenger godkjente beskrivelser og ressurser. I praksis vedlikeholdes det som en del av pressemelding og medieforholdsaktivitet, med det faktiske innholdet avtalt sammen med posisjoneringen etablert gjennom strategisk planlegging og rådgivning, slik at beskrivelsen journalistene gjengir er den virksomheten faktisk har til hensikt.