Mediaplanning is het proces waarbij wordt bepaald welke kanalen, formats en schema's worden gebruikt om een doelgroep te bereiken, en hoe het budget daarover wordt verdeeld. Het gaat vooraf aan de inkoop en uitvoering van de campagne, en het resultaat is een plan waarin wordt gespecificeerd wie de campagne probeert te bereiken, via welke combinatie van media, in welke mate, over welke periode en met welk beoogd effect.
Deze discipline bestaat omdat beslissingen over kanalen grote gevolgen hebben en vaak uit gewoonte worden genomen. Budgetten worden doorgaans op dezelfde manier verdeeld als vorig jaar, met kleine aanpassingen, waarbij de verdeling meer te maken heeft met de bekendheid binnen de organisatie dan met waar het publiek zich daadwerkelijk bevindt. Een planningsproces dat uitgaat van publieksgedrag, campagnedoelstellingen en de economische aspecten van elk kanaal, leidt tot wezenlijk andere budgettoewijzingen, en juist in die verschillen zit meestal de verbetering.
Het doel bepaalt de juiste kanaalmix meer dan welke andere factor ook. Om naamsbekendheid te creëren bij mensen die nog niet van een bepaalde categorie afweten, zijn een breed bereik en formats nodig die een memorabele boodschap overbrengen. Dit is gunstig voor video, audio en displayadvertenties met een groot bereik. Om in te spelen op bestaande vraag is aanwezigheid nodig waar die vraag zich manifesteert. Dit is gunstig voor zoekmachines en plaatsing in online marktplaatsen. Plannen die direct response-logica toepassen op doelstellingen gericht op naamsbekendheid, of andersom, mislukken op manieren die lijken op uitvoeringsproblemen.
Bereik en frequentie zijn de fundamentele planningsvariabelen en ze staan binnen een vast budget tegen elkaar in. Meer mensen bereiken betekent minder impressies per persoon; minder mensen bereiken betekent meer herhaling. De juiste balans hangt af van de vraag of de boodschap herhaling nodig heeft om te beklijven en of het publiek groot of klein is. Planningstools modelleren dit expliciet, waardoor het veelvoorkomende probleem wordt voorkomen dat het budget zo dun wordt uitgespreid dat niemand de campagne vaak genoeg ziet om hem te onthouden.
De doelgroep moet worden gedefinieerd op basis van feiten in plaats van op idealen, en dit is waar plannen het vaakst misgaan. Demografische beschrijvingen van een doelklant zijn vaak gebaseerd op interne aannames en beschrijven aan wie het bedrijf graag zou willen verkopen. Plannen op basis van daadwerkelijke klantgegevens, waaronder wie koopt, wat ze consumeren en waar de aandacht realistisch gezien kan worden gekocht, levert een plan op dat is afgestemd op de bestaande markt.
De interactie tussen kanalen verdient expliciete aandacht in plaats van als een optelsom te worden beschouwd. Brede bewustwordingsactiviteiten verhogen de respons van zoek- en direct-responsecampagnes die ernaast lopen. Dit betekent dat het evalueren van elk kanaal afzonderlijk de waarde van de kanalen die eerder in het traject actief zijn, systematisch onderschat. Plannen die als een portfolio zijn opgesteld, met een verwachting van hoe kanalen elkaar ondersteunen, leiden tot een verstandigere budgettoewijzing dan plannen die zijn opgebouwd als een stapel onafhankelijk onderbouwde posten.
Flighting, oftewel de manier waarop budgetten over de tijd worden verdeeld, is een beslissing met reële gevolgen en wordt vaak automatisch genomen. Continue aanwezigheid zorgt voor herkenbaarheid, geconcentreerde campagnes trekken de aandacht en pulserende campagnes combineren beide. Het juiste patroon hangt af van de aankoopcyclus en de concurrentie, en het gelijkmatig verdelen van een bescheiden budget over een jaar resulteert vaak in een campagne die in geen enkele periode opvalt.
Omdat toewijzingsbeslissingen een aanzienlijk budget vastleggen op basis van bewijsmateriaal dat zich langzaam aandient, horen ze thuis bij de meetcapaciteit die het uiteindelijk kan beoordelen. In de praktijk wordt het plan binnen de organisatie opgesteld. Marketing diensten, in de loop der tijd gevalideerd door middel van de incrementaliteit en mixmodellering die wordt bijgehouden door Data analyticsen het budget zelf wordt normaal gesproken vastgesteld via groei management op basis van commerciële doelstellingen in plaats van onderhandeld over afzonderlijke kanalen.