Quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu là khuôn khổ về quyền sở hữu, tiêu chuẩn, chính sách và quy trình xác định cách thức dữ liệu của một tổ chức được định nghĩa, quản lý, bảo vệ và sử dụng. Nó bao gồm việc ai chịu trách nhiệm cho từng tập dữ liệu, làm thế nào để duy trì chất lượng, ai có thể truy cập những gì, làm thế nào để thống nhất các định nghĩa, thời gian lưu giữ dữ liệu và cách đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý.

Danh tiếng về sự lãng phí nhân lực chủ yếu đến từ các chương trình bắt đầu bằng các văn bản chính sách thay vì giải quyết vấn đề. Một sáng kiến ​​quản trị tạo ra một khuôn khổ toàn diện, một cấu trúc ủy ban và một bộ chính sách trước khi giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà người dùng thực sự đang gặp phải sẽ chỉ được tuân thủ ở mức tối thiểu và bị bỏ qua nếu có thể. Các chương trình bắt đầu bằng một vấn đề cụ thể, chẳng hạn như số liệu doanh thu mâu thuẫn hoặc yêu cầu truy cập mà không ai có thể đáp ứng, sẽ xây dựng được uy tín hỗ trợ cho công việc rộng hơn.

Quyền sở hữu là yếu tố quyết định liệu mọi thứ khác có hoạt động được hay không. Hầu hết các vấn đề về dữ liệu vẫn tồn tại vì trách nhiệm bị phân tán: hệ thống tạo ra dữ liệu thuộc về một nhóm, quy trình xử lý thuộc về nhóm khác, việc báo cáo thuộc về nhóm thứ ba, và vấn đề chất lượng thì không thuộc về ai cả. Việc chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi tập dữ liệu quan trọng, chịu trách nhiệm về định nghĩa, chất lượng và các quyết định truy cập, sẽ biến các khiếu nại lặp đi lặp lại thành công việc có thể phân công.

Phân loại dữ liệu là nền tảng thực tiễn cho cả bảo mật và tuân thủ quy định. Việc biết dữ liệu nào là cá nhân, dữ liệu nào nhạy cảm, dữ liệu nào bí mật thương mại và dữ liệu nào công khai sẽ quyết định các biện pháp kiểm soát cần áp dụng, và các tổ chức chưa từng phân loại dữ liệu của mình sẽ không thể trả lời các câu hỏi cơ bản về nơi lưu trữ thông tin cá nhân. Điều này trở nên nghiêm trọng khi có yêu cầu truy cập hoặc xóa dữ liệu và tổ chức phát hiện ra rằng họ không biết mọi vị trí lưu trữ dữ liệu.

Kiểm soát truy cập cần cân bằng giữa bảo mật và tính khả dụng, và cả hai kiểu lỗi này đều phổ biến. Truy cập quá hạn chế sẽ dẫn đến vấn đề phân tích dữ liệu ngầm, trong đó người dùng trích xuất dữ liệu vào bảng tính để thực hiện công việc của họ, tạo ra các bản sao không được kiểm soát, làm vô hiệu hóa hoàn toàn các biện pháp kiểm soát. Truy cập quá dễ dãi lại tạo ra rủi ro về mặt pháp lý và thương mại. Truy cập dựa trên vai trò với quy trình yêu cầu đơn giản, cấp quyền tối thiểu cần thiết đồng thời giúp dễ dàng có được quyền truy cập hợp pháp, là giải pháp tránh được cả hai vấn đề trên.

Chính sách lưu giữ dữ liệu thường không được đề cập, và việc mặc định lưu giữ mọi thứ vô thời hạn vừa là rủi ro về tuân thủ pháp luật vừa là chi phí. Các quy định bảo vệ dữ liệu thường yêu cầu dữ liệu cá nhân không được lưu giữ lâu hơn thời gian cần thiết cho mục đích thu thập, điều này đòi hỏi phải nêu rõ mục đích và thời hạn xác định. Ngoài việc tuân thủ quy định, dữ liệu được lưu giữ phải được bảo mật, di chuyển và tìm kiếm trong trường hợp xảy ra sự cố, vì vậy việc lưu giữ vô thời hạn sẽ kéo theo chi phí và rủi ro liên tục.

Việc lập danh mục những gì hiện có là một điều kiện tiên quyết mà các tổ chức thường bỏ qua. Một danh mục dữ liệu ghi lại những tập dữ liệu nào tồn tại, chúng nằm ở đâu, chúng chứa gì, ai sở hữu chúng và cách chúng có thể được sử dụng sẽ chuyển đổi một bản đồ ngầm định được lưu giữ trong trí nhớ cá nhân thành một tài sản chung. Nếu không có nó, các nhà phân tích mới sẽ mất hàng tuần để tìm kiếm nguồn dữ liệu, các tập dữ liệu hiện có phải được xây dựng lại vì không ai biết chúng tồn tại, và việc đánh giá tác động trước khi thay đổi hệ thống chỉ là phỏng đoán.

Các nghĩa vụ pháp lý đã khiến quản trị trở nên không thể tránh khỏi chứ không còn là tùy chọn đối với hầu hết các tổ chức. Các chế độ bảo vệ dữ liệu yêu cầu cơ sở pháp lý được ghi chép đầy đủ, hồ sơ xử lý dữ liệu, khả năng thực hiện các quyền cá nhân và trách nhiệm giải trình có thể chứng minh được, và các yêu cầu cụ thể theo từng lĩnh vực còn bổ sung thêm các nghĩa vụ khác. Các tổ chức không có quản trị không thể chứng minh sự tuân thủ ngay cả khi thực tiễn của họ là đầy đủ.

Vì quản trị bao gồm các quyết định pháp lý, kỹ thuật và vận hành, đồng thời đòi hỏi thẩm quyền để thực thi, nên nó sẽ thất bại nếu được giao hoàn toàn cho một nhóm kỹ thuật. Trên thực tế, khuôn khổ và cấu trúc trách nhiệm được thiết lập thông qua lập kế hoạch chiến lược và tư vấnCác định nghĩa và việc đo lường chất lượng nằm trong phạm vi đó. Phân tích dữ liệuCác cơ chế kiểm soát truy cập và lưu giữ dữ liệu được thực hiện bởi Bộ phận công nghệ thông tinvà các nghĩa vụ này nghiêm ngặt nhất đối với các tổ chức xử lý thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như... sức khỏe các nhà cung cấp.