עיצוב כוללני הוא גישה המתייחסת לגיוון האנושי כקלט עיצובי ולא כמקרה קצה, במטרה לייצר מוצרים הניתנים לשימוש על ידי מגוון רחב ככל האפשר של אנשים מבלי לדרוש התאמות נפרדות. גישה זו חופפת לנגישות אך רחבה יותר: נגישות ממוסגרת בדרך כלל סביב עמידה בדרישות של אנשים עם מוגבלויות, בעוד שעיצוב כוללני מתחשב במגוון המלא של יכולות, נסיבות, שפה, אוריינות, טכנולוגיה וההקשר שבהם ייעשה שימוש במוצר.
רעיון מרכזי, המנוסח בעבודת העיצוב הכוללנית של מיקרוסופט, הוא שהדרה היא לרוב מצבית וזמנית ולא קבועה. ייתכן שמישהו לא יוכל להשתמש ביד בגלל פציעה, בגלל שהוא נושא ילד, או בגלל שהוא מחזיק טלפון ביד אחת ברכבת. מישהו עשוי להתקשות בשליטה מוטורית עדינה באופן קבוע, באופן זמני לאחר פציעה, או באופן מצבי ברכב נוסע. תכנון עבור המקרה הקבוע משפר באופן מהימן את החוויה עבור הקבוצה הגדולה בהרבה שחווה את הגרסה הזמנית או המצבית של אותו אילוץ.
זה מייצר את אפקט "קיצוץ המדרכה" המתועד היטב, שבו התאמות שנבנו לצורך ספציפי מועילות לכולם. כתוביות משרתות משתמשים חירשים וגם כל מי שצופה ללא קול, בסביבה רועשת או בשפה שנייה. ניגודיות גבוהה משרתת אנשים עם ראייה לקויה וגם כל מי שמשתמש במסך באור שמש בהיר. שפה ברורה ופשוטה משרתת אנשים עם מוגבלויות קוגניטיביות וגם כל מי שקורא במהירות, תחת לחץ או בשפה שלמד כמבוגר. תפקוד מקלדת משרת אנשים שאינם יכולים להשתמש במצביע וגם משתמשים מתקדמים שעובדים מהר יותר בלעדיו.
עיצוב כוללני כולל גם גורמים שנחשבים לעתים רחוקות בעבודת מוצרים מרכזית: הנחות לגבי שמות, כתובות, מגדר ומבנה משפחתי המקודדים בטפסים; ממשקים המניחים חיבורים מהירים ובלתי מוגבלים ומכשירים עדכניים; תוכן שנכתב ברמת קריאה גבוהה בהרבה מזו של הקהל; תמונות ודוגמאות המייצגות רק קבוצה דמוגרפית מצומצמת; ודרישות תמחור או אימות שאינן כוללות אנשים ללא מכשירים או מסמכים פיננסיים מסוימים. כל אחד מאלה אינו כולל משתמשים אמיתיים מסיבות שאינן קשורות למוגבלות.
יישומו הוא שאלת תהליך יותר משאלת רשימת תיוג. הטכניקות שעובדות הן שילוב אנשים ממגוון רקעים ויכולות במחקר במקום בדיקה אך ורק עם משתתפים נוחים, התחשבות באילוצים במהלך התכנון במקום תיקונים לאחר הבנייה, שימוש בתוכן אמיתי ובתנאים מציאותיים בהערכה, והתייחסות לקריטריונים להכללה כקריטריונים לקבלה ולא כשלב סקירה נפרד.
שפה ורמת קריאה ראויות לתשומת לב מיוחדת משום שהן אינן כוללות קריאה בשקט ובקנה מידה גדול. תוכן שנכתב ברמת קריאה גבוהה, עמוס בפסוקיות משנה, אוצר מילים בתעשייה ושמות עצם מופשטים, קשה יותר לכולם ובלתי ניתן למעבר עבור חלקם, כולל אנשים הקוראים בשפה שנייה, אנשים עם לקויות קוגניטיביות או למידה, וכל מי שפועל תחת לחץ או לחץ זמן. שפה פשוטה נתקלת לעתים קרובות בהתנגדות בטענה שהיא נשמעת פחות סמכותית, אך הראיות מעבודה במגזר הציבורי ובשירותים פיננסיים מראות באופן עקבי שכתיבה ברורה יותר משפרת את ההבנה ואת השלמת המשימות מבלי לפגוע באמינות הנתפסת. מדידת רמת הקריאה ובדיקת ההבנה עם אנשים מחוץ לארגון הופכות זאת מהעדפה סגנונית לדרישה ניתנת לאימות.
מבחינה מסחרית, הטיעון פשוט: משתמש שאינו מוגן הוא לקוח אבוד, ובתחומי שיפוט רבים יש לכך גם חובה חוקית. בפועל, הכללה מטופלת בצורה הטובה ביותר כחלק סטנדרטי של עיצוב מוצר ושל ספריית הרכיבים, כך שהתנהגות נכונה עוברת בירושה ולא משוחזרת בכל מסך, כאשר גיוון המשתתפים מובנה בתוך מחקר משתמשים גיוס. עבור שירותים עם חובה חוקית לשרת אוכלוסייה שלמה, כגון מגזר ציבורי פלטפורמות, דרישות אלו הן בדרך כלל פורמליות ומבוקרות ולא שיקול דעת.