Επιχειρήσεις σχεδίασης

Οι λειτουργίες σχεδιασμού, που συνήθως συντομεύονται ως λειτουργίες σχεδιασμού, είναι η πρακτική βελτίωσης του τρόπου λειτουργίας μιας λειτουργίας σχεδιασμού: οι διαδικασίες, τα εργαλεία, τα πρότυπα, η πρόσληψη, η ενσωμάτωση, η συνεργασία με άλλους κλάδους και η υποδομή που υποστηρίζει το έργο σχεδιασμού. Εφαρμόζεται στον οργανισμό σχεδιασμού η ίδια επιχειρησιακή σκέψη που εφαρμόζεται στις λειτουργίες ανάπτυξης στη μηχανική, με στόχο την άρση των τριβών, έτσι ώστε οι επαγγελματίες να αφιερώνουν τον χρόνο τους στο σχεδιασμό και όχι στο γενικό κόστος συντονισμού.

Η ανάγκη αναδύεται σε μεγάλη κλίμακα αντί να υπάρχει εξαρχής. Μια ομάδα τριών σχεδιαστών συντονίζεται μέσω συνομιλίας, διατηρεί αρχεία όπου είναι βολικό και διατηρεί τη συνέπεια επειδή όλοι βλέπουν τα πάντα. Μια ομάδα τριάντα ατόμων σε διάφορα προϊόντα δεν μπορεί, και χωρίς σκόπιμη επιχειρησιακή εργασία συσσωρεύει διπλότυπα στοιχεία, ασύμβατες δομές αρχείων, ασυνεπείς ερευνητικές πρακτικές και ένα αυξανόμενο ποσοστό χρόνου που αφιερώνεται στην εύρεση πραγμάτων και στη συμφιλίωση διαφορών.

Τα χαρακτηριστικά προβλήματα που αντιμετωπίζει είναι αναγνωρίσιμα. Οι σχεδιαστές δεν μπορούν να βρουν υπάρχουσα εργασία και να την αναδημιουργήσουν. Οι βιβλιοθήκες στοιχείων διακόπτονται επειδή δεν υπάρχει διαδικασία συνεισφοράς. Η έρευνα επαναλαμβάνεται επειδή τα προηγούμενα ευρήματα δεν είναι ανιχνεύσιμα. Η ενσωμάτωση διαρκεί μήνες επειδή η γνώση δεν είναι τεκμηριωμένη. Η παράδοση στη μηχανική είναι ασυνεπής, επομένως η ποιότητα υλοποίησης ποικίλλει. Τα αιτήματα φτάνουν μέσω διαφόρων καναλιών χωρίς ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Κάθε ένα από αυτά αποτελεί λειτουργική αποτυχία και όχι κατασκευαστική αποτυχία.

Το πεδίο εφαρμογής του συνήθως καλύπτει την εργαλειοποίηση και τη διαχείρισή της, τη διακυβέρνηση του συστήματος σχεδιασμού, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών συνεισφοράς και απόσυρσης, την οργάνωση αρχείων και πόρων, τα αποθετήρια έρευνας και την υποδομή προσέλκυσης συμμετεχόντων, τις τυπικές ροές εργασίας για κοινές δραστηριότητες, την ενσωμάτωση και την ανάπτυξη δυνατοτήτων, καθώς και τη μέτρηση της εργασίας σχεδιασμού. Δεν χρειάζονται όλα αυτά έναν ειδικό ρόλο, αλλά όλα χρειάζονται έναν κάτοχο.

Ο ρόλος αυτός συχνά παρερμηνεύεται ως διαχείριση έργων για τους σχεδιαστές, και ενώ ο συντονισμός αποτελεί μέρος αυτού, η διακριτική λειτουργία είναι η δημιουργία συστημάτων που εξαλείφουν τις επαναλαμβανόμενες τριβές. Η διαχείριση ενός έργου αντιμετωπίζει μία περίπτωση· η δημιουργία ενός αποθετηρίου έρευνας, μιας διαδικασίας συνεισφοράς στοιχείων ή μιας τυποποιημένης μορφής παράδοσης αντιμετωπίζει την υποκείμενη αιτία πολλών περιπτώσεων. Οι λειτουργίες που μετατοπίζονται σε συντονισμό χωρίς να δημιουργούν υποδομή παράγουν διοικητικό κόστος αντί για μόχλευση.

Η δικαιολόγηση της επένδυσης απαιτεί την επίδειξη των σημείων στα οποία χάνεται χρόνος αυτήν τη στιγμή, κάτι που είναι εύκολο να αποδειχθεί και σπάνια μετριέται. Ο έλεγχος του τρόπου με τον οποίο οι σχεδιαστές ξοδεύουν στην πραγματικότητα τον χρόνο τους αποκαλύπτει συνήθως ένα σημαντικό ποσοστό που καταναλώνεται στην αναζήτηση, τη συμφιλίωση, τον συντονισμό και την αναπαραγωγή εργασίας που ήδη υπάρχει. Η μείωση αυτού του ποσοστού είναι η απόδοση και η έκφρασή του με όρους ανακτημένης χωρητικότητας σχεδιασμού είναι πιο πειστική από την περιγραφή βελτιώσεων στις διαδικασίες.

Η μέτρηση της εργασίας σχεδιασμού είναι μια από τις πιο δύσκολες ευθύνες που φέρει η λειτουργία και είναι εύκολο να γίνει άσχημα. Η μέτρηση των παραδοτέων που παράγονται ανταμείβει τον όγκο περισσότερο από την κρίση, και τα μέτρα ταχύτητας ενθαρρύνουν συντομεύσεις ακριβώς εκεί που η φροντίδα έχει σημασία. Πιο δικαιολογημένα μέτρα αφορούν τις συνθήκες υπό τις οποίες λειτουργεί ο σχεδιασμός, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που χρειάζεται για να φτάσουν τα ερευνητικά ευρήματα στους ανθρώπους που τα χρειάζονται, του ποσοστού των αποστελλόμενων διεπαφών που χρησιμοποιούν εγκεκριμένα στοιχεία και του πόσος από τον χρόνο της ομάδας φτάνει στην πραγματική εργασία σχεδιασμού.

Η πρόωρη υιοθέτηση αποτελεί πραγματικό κίνδυνο. Μια μικρή ομάδα που εισάγει επίσημες διαδικασίες, διακυβέρνηση και γενικά εργαλεία πριν το κόστος συντονισμού δικαιολογήσει την επιβράδυνση και επιβάλλει τυπικότητα σε εργασία που λειτουργούσε. Το λογικό έναυσμα είναι η απόδειξη των συγκεκριμένων προβλημάτων που αντιμετωπίζει η λειτουργία και όχι ένα όριο αριθμού εργαζομένων ή μια επιδίωξη ωριμότητας.

Επειδή η λειτουργία υπάρχει για να υποστηρίζει τους επαγγελματίες και όχι για να τους κατευθύνει, η αποτελεσματικότητά της εξαρτάται από το αν καθοδηγείται από άτομα που κατανοούν την εργασία σχεδιασμού και όχι μόνο τη διαδικασία. Στην πράξη, εγκαθιδρύεται παράλληλα με το σύστημα σχεδιασμού και την ερευνητική υποδομή εντός του... το σχεδιασμό του προϊόντος, συντονίζει τις πρακτικές παράδοσης που καθορίζουν την ποιότητα υλοποίησης με ανάπτυξη προϊόντωνκαι σε οργανισμούς επαρκούς κλίμακας γίνεται μια διαρκής λειτουργία εντός του Τμήμα UX.