Ένας ορισμός του ολοκληρωμένου έργου είναι μια κοινή, σαφής δήλωση των όρων που πρέπει να πληρούνται πριν οποιοδήποτε έργο θεωρηθεί ολοκληρωμένο. Σε αντίθεση με τα κριτήρια αποδοχής, τα οποία είναι συγκεκριμένα για ένα μεμονωμένο αντικείμενο, ισχύει ομοιόμορφα σε όλα όσα παράγει μια ομάδα και κωδικοποιεί το πρότυπο ποιότητας που τηρεί η ομάδα.
Σκοπός του είναι να κάνει την πληρότητα αντικειμενική και συνεπή. Χωρίς αυτήν, η έννοια της ολοκλήρωσης σημαίνει ό,τι κατάλαβε ο κάθε προγραμματιστής, κάτι που ποικίλλει ανάλογα με την πίεση χρόνου και με το ποιος καλείται. Η έννοια της ολοκλήρωσης ενός ατόμου περιλαμβάνει δοκιμές, τεκμηρίωση, ελέγχους προσβασιμότητας και ανάπτυξη, ενώ η έννοια της ολοκλήρωσης ενός άλλου σημαίνει ότι ο κώδικας μεταγλωττίζεται στον υπολογιστή του. Η απόκλιση είναι αόρατη μέχρι να εμφανιστούν οι συνέπειες, συνήθως ως ελαττώματα που εντοπίζονται αργά ή ως εργασία που πρέπει να επανεξεταστεί πριν από την αποστολή της.
Ένας τυπικός ορισμός καλύπτει την ολοκλήρωση της αναθεώρησης κώδικα, την αυτοματοποιημένη κάλυψη δοκιμών σε ένα συμφωνημένο πρότυπο, την επιτυχή ολοκλήρωση όλων των δοκιμών, την εκπλήρωση των απαιτήσεων προσβασιμότητας, την ενημέρωση της τεκμηρίωσης, την αντιμετώπιση των ζητημάτων ασφαλείας, την απόδοση εντός καθορισμένων κατωφλίων και την ανάπτυξη σε τουλάχιστον ένα περιβάλλον σταδιοποίησης. Το συγκεκριμένο περιεχόμενο έχει μικρότερη σημασία από το ότι έχει συμφωνηθεί, καταγραφεί και εφαρμοστεί στην πράξη, παρά από το ότι είναι κάτι που αποτελεί φιλοδοξία.
Η πιο σημαντική λειτουργία είναι η αποτροπή της αθόρυβης συσσώρευσης κρυφής εργασίας. Τα στοιχεία που έχουν χαρακτηριστεί ολοκληρωμένα χωρίς δοκιμές, τεκμηρίωση ή αποκατάσταση προσβασιμότητας εμφανίζονται ως πρόοδος, δημιουργώντας παράλληλα υποχρεώσεις που πρέπει να εκπληρωθούν αργότερα, συνήθως υπό χειρότερες συνθήκες. Μια ομάδα που αναφέρει σταθερή παράδοση ενώ συσσωρεύει αυτό το εκκρεμές έργο αναφέρει μια ψευδαίσθηση και η κρίση έρχεται ως ανεξήγητη επιβράδυνση μερικούς μήνες αργότερα.
Προστατεύει επίσης την ποιότητα υπό πίεση, η οποία είναι η στιγμή που έχει τη μεγαλύτερη σημασία και είναι πιο πιθανό να εγκαταλειφθεί. Όταν πλησιάζει μια προθεσμία, η πίεση για χαλάρωση του προτύπου είναι έντονη και η χαλάρωση σπάνια είναι σαφής. Τα στοιχεία απλώς επισημαίνονται ως ολοκληρωμένα, με ορισμένα να παραλείπονται. Η αντιμετώπιση του ορισμού ως μη διαπραγματεύσιμης και, αντίθετα, η μείωση του πεδίου εφαρμογής όταν το χρονοδιάγραμμα απειλείται, είναι η πειθαρχία που διακρίνει τις ομάδες των οποίων η ταχύτητα είναι πραγματική από εκείνες των οποίων η αναφερόμενη πρόοδος είναι δανεισμένη από το μέλλον.
Ο ορισμός θα πρέπει να εξελίσσεται καθώς βελτιώνεται η δυνατότητα αντί να ορίζεται μία φορά. Μια ομάδα χωρίς αυτοματοποιημένη ανάπτυξη δεν μπορεί να τον συμπεριλάβει αρχικά, αλλά θα πρέπει να τον προσθέσει μόλις υπάρξει η δυνατότητα. Η περιοδική αναθεώρηση του ορισμού, συνήθως σε αναδρομικές αξιολογήσεις, και η βελτίωση του προτύπου καθώς οι πρακτικές ωριμάζουν, τον μετατρέπει σε μηχανισμό για σκόπιμη βελτίωση και όχι σε μια στατική λίστα ελέγχου.
Ο ορισμός πρέπει επίσης να είναι εφικτός, καθώς ένα πρότυπο που η ομάδα δεν μπορεί να ανταποκριθεί υπό κανονικές συνθήκες θα αγνοηθεί σιωπηλά αντί να επαναδιαπραγματευτεί ανοιχτά, και ένας αγνοημένος ορισμός είναι χειρότερος από έναν μέτριο, επειδή αφαιρεί εντελώς την κοινή αναφορά. Ο καθορισμός του στο επίπεδο που η ομάδα μπορεί πραγματικά να διατηρήσει και στη συνέχεια η σκόπιμη αύξησή του καθώς βελτιώνονται οι ικανότητες, παράγει ένα πρότυπο που στην πραγματικότητα διέπει τη συμπεριφορά.
Όταν η εργασία δεν μπορεί πραγματικά να ανταποκριθεί στο πρότυπο, η ειλικρινής απάντηση είναι η ρητή καταγραφή της εξαίρεσης αντί να επαναπροσδιορίζεται η ολοκλήρωση. Ένα αντικείμενο που αποστέλλεται χωρίς συγκεκριμένη επιταγή, για έναν δηλωμένο λόγο, με την παρακολούθηση της αποκατάστασης, αποτελεί μια διαχειριζόμενη απόφαση. Το ίδιο αντικείμενο που έχει επισημανθεί ως ολοκληρωμένο με την παράλειψη μη καταγεγραμμένη είναι τεχνικό χρέος με το οποίο κανείς δεν έχει συμφωνήσει και κανείς δεν θα θυμάται.
Επειδή ο ορισμός καθορίζει τι σημαίνει ποιότητα στην πράξη, χρειάζεται τη συμφωνία των ατόμων που είναι υπεύθυνα για τις συνέπειες και όχι μόνο της ομάδας υλοποίησης. Στην πράξη, καθορίζεται εντός ανάπτυξη προϊόντων με τα πρότυπα προσβασιμότητας και εμπειρίας που προκύπτουν από Έλεγχος UX κριτήρια και τα όρια απόδοσης από απόδοση ιστού προϋπολογισμούς, έτσι ώστε το πρότυπο να αντικατοπτρίζει ολόκληρη την υποχρέωση και όχι μόνο τη λειτουργική.