takautuva

Retrospektiivi on toistuva tapaaminen, jossa tiimi tarkastelee työskentelyään ja päättää, mitä muuttaa. Se eroaa katselmuksesta, jossa tarkastellaan tuotetta, keskittymällä prosessiin, yhteistyöhön ja tiimin toimintaolosuhteisiin. Se on mekanismi, jolla tiimi parantaa itseään sen sijaan, että odottaisi parantamista.

Sen rakenne on perinteisen yksinkertainen: selvitetään, mitä tapahtui, kerätään havaintoja siitä, mikä auttoi ja mikä esti, tunnistetaan merkittävimmät teemat ja sovitaan pyrittävistä muutoksista. Fasilitointiformaatin muunnelmia on lukuisia ja ne ovat pitkälti keskenään vaihdettavissa; arvoa ei määritä formaatti, vaan se, tuottaako istunto todellisia muutoksia.

Yleisin epäonnistuminen on seurannan puute. Tiimit tunnistavat samat esteet toistuvasti, kirjaavat toimenpiteet ylös eivätkä koskaan saa niitä valmiiksi, jolloin istunto opettaa kaikille, että ongelmien esiin nostaminen ei johda mihinkään. Läsnäolosta tulee hyödyllisen sijaan pakollista, ja panoksesta tulee pinnallista. Pienen määrän sovittujen toimien seuraaminen näkyvänä työnä omistajien kanssa ja niiden valmistumisen tarkastelu seuraavan istunnon alussa on se yksittäinen muutos, joka luotettavimmin pelastaa käytännön.

Liian monen toimenpiteen valitseminen on siihen liittyvä epäonnistuminen. Viisitoista parannusta tuottava istunto ei tuota yhtäkään, koska tiimin muutoskyky on rajallinen ja hajanaisella työllä ei saavuteta mitään havaittavaa. Yhden tai kahden muutoksen valitseminen, niiden asianmukainen toteuttaminen ja sen arvioiminen, auttoivatko ne tuottamaan kokonaisvaltaista parannusta, ja valinnan kurinalaisuus edellyttää useimpien esiin nostettujen toimenpiteiden hylkäämistä, mikä edellyttää selkeää priorisointia.

Psykologinen turvallisuus ratkaisee, nostaako istunto esiin mitään todellista. Jos ihmiset uskovat, että ongelman tunnistamista pidetään syyttelynä tai että päätöksen kritisoinnilla on seurauksia, esitetyt havainnot ovat turvallisia ja pinnallisia. Esimiesten läsnäolo, ensimmäisen aidosti epämukavan asian käsittely ja se, onko aiemmin esiin nostettujen ongelmien johdosta toimittu, kaikki muokkaavat sitä, mitä ihmiset ovat valmiita sanomaan.

Usein laajuus joutuu ulottumaan tiimin oman kontrollin ulkopuolelle, minkä vuoksi retrospektiivisestä tarkastelusta tulee organisaation kannalta hyödyllistä ja poliittisesti vaikeaa. Monet merkittävimmistä esteistä ovat peräisin tiimin ulkopuolelta, riippuvuuksista, hyväksymisprosesseista, epävakaista prioriteeteista tai resursseista. Tiimi, joka keskustelee vain siitä, mitä se voi yksin muuttaa, käyttää käytettävissä olevat parannukset nopeasti loppuun, kun taas hyvin todistettujen ulkoisten esteiden eskalointi on usein se paikka, jossa suurimmat hyödyt saavutetaan.

Fasilitointi ansaitsee enemmän huomiota kuin se tavallisesti saa, erityisesti istunnon vetäjän osalta. Kun fasilitaattori on myös se henkilö, jonka päätöksiä todennäköisimmin kyseenalaistetaan, esiin nousevien kysymysten kirjo kaventuu huomattavasti. Fasilitoinnin kiertäminen tai satunnainen tiimin ulkopuolisen henkilön mukaan ottaminen muuttaa dynamiikkaa riittävästi nostaakseen esiin aiemmin vältettyjä aiheita.

Rytmin ja syvyyden tulisi vaihdella pikemminkin kuin olla yhdenmukaisia. Lyhyt harjoituskerta, jossa jokainen iteraatio ylläpitää tapaa ja tarttuu välittömiin ongelmiin, kun taas pidempi, säännöllisinen harjoituskerta, jossa tarkastellaan useiden kuukausien ajalta esiintyviä kaavoja, tuo esiin rakenteellisia ongelmia, jotka ovat näkymättömiä kahden viikon välein tehtävässä käsittelyssä. Tiimit, jotka käyttävät vain lyhyttä versiota, pyrkivät käsittelemään oireita toistuvasti huomaamatta toistuvaa syytä.

Koska monet tunnistetut esteet edellyttävät päätöksiä, joita tiimi ei voi tehdä, käytäntö tuottaa täyden arvonsa vain silloin, kun ympäröivä organisaatio on valmis toimimaan esiin nousevien asioiden perusteella. Käytännössä retrospektiivit luodaan tiimin sisällä. tuotekehitys osana toimitusrytmiä, ja jos toistuvat esteet ovat rakenteellisia pikemminkin kuin paikallisia, niistä tulee panos toimintamallityöhön, jota käsitellään strateginen suunnittelu ja konsultointi.