La réputation de l'expéditeur correspond à l'évaluation effectuée par les fournisseurs de messagerie quant à la fiabilité des courriels provenant d'un expéditeur donné. Ce critère est essentiel pour le filtrage des messages. Calculée pour chaque domaine et adresse IP d'envoi, elle est mise à jour en continu en fonction du comportement observé des destinataires et détermine si les messages arrivent dans la boîte de réception, sont classés comme spam ou sont rejetés.
Les signaux qui constituent le principal indicateur sont comportementaux plutôt que techniques. L'ouverture des messages, les réponses, les clics, le déplacement des e-mails hors du dossier spam et l'ajout de l'expéditeur à ses contacts sont autant de signes indiquant qu'il s'agit d'un message souhaité. À l'inverse, la suppression sans ouverture, le signalement comme spam et une inactivité prolongée indiquent le contraire. Les fournisseurs de services accordent une grande importance aux signalements, et leur seuil de tolérance est bien inférieur aux attentes de la plupart des expéditeurs : un taux supérieur à quelques fractions de pour cent suffit à déclencher un filtrage sur l'ensemble d'un domaine.
Les rejets permanents vers des adresses inexistantes sont particulièrement préjudiciables car ils laissent supposer que l'expéditeur utilise une liste de diffusion qu'il n'a ni constituée ni mise à jour. Les pièges à spam aggravent ce problème : il s'agit soit d'adresses créées spécifiquement pour piéger les expéditeurs qui envoient des courriels sans autorisation, soit d'anciennes adresses valides réutilisées par les fournisseurs à cette fin. Le déclenchement de tels pièges indique qu'une liste contient des adresses obtenues sans consentement ou jamais nettoyées, et l'atteinte à la réputation qui en résulte est disproportionnée par rapport au volume de messages concernés.
La réputation du domaine prime désormais sur celle de l'adresse IP pour la plupart des expéditeurs, ce qui représente un changement significatif. Les fournisseurs évaluent de plus en plus le domaine d'envoi, y compris ses sous-domaines, ainsi que la cohérence entre l'expéditeur visible et l'expéditeur authentifié, plutôt que de se fier uniquement à l'adresse IP. Par conséquent, un expéditeur ne peut plus masquer une réputation dégradée en modifiant son infrastructure d'envoi. De ce fait, la séparation des flux de messagerie par sous-domaine, afin que le volume de marketing n'affecte pas la distribution transactionnelle, constitue une décision architecturale judicieuse.
La constance du volume et du rythme d'envoi est perçue comme un gage de confiance. Les fournisseurs se basent sur les habitudes observées pour établir leurs prévisions ; un domaine sans historique d'envoi qui se met soudainement à envoyer d'importants volumes de messages est suspecté d'être compromis. C'est pourquoi les nouveaux domaines et adresses nécessitent une période de rodage progressive sur plusieurs semaines, en commençant par les destinataires les plus actifs, afin que les premiers signaux comportementaux soient positifs. C'est également pourquoi une longue période d'inactivité suivie d'une campagne d'envergure déclenche fréquemment un filtrage, même pour des expéditeurs auparavant réputés.
La récupération est nettement plus lente que les dégâts. Une seule campagne mal ciblée, envoyée à une liste ancienne et inactive, peut engendrer des taux de plaintes et de rebonds tels qu'il faut des mois d'envois réguliers pour y remédier. Pendant cette période, même les messages que les destinataires souhaitent réellement recevoir risquent de ne pas arriver. Cette asymétrie constitue l'argument pratique le plus convaincant en faveur d'une gestion prudente des listes, car le coût du surenvoi se fait sentir longtemps après que la campagne qui l'a provoqué soit tombée dans l'oubli.
La surveillance doit être continue et non réactive, car les atteintes à la réputation sont visibles dans les données bien avant d'apparaître dans les résultats. Les outils de gestion des serveurs de messagerie, les rapports de réclamations liés aux boucles de rétroaction, les données agrégées DMARC, les vérifications des listes de blocage et les tests de diffusion auprès des principaux fournisseurs permettent, ensemble, de détecter les problèmes de réputation au plus tôt. Les programmes qui ne détectent les problèmes de réputation que lorsqu'une baisse de l'engagement des campagnes est constatée sont généralement déjà à l'origine des dégâts depuis plusieurs semaines.
Puisque les facteurs déterminants sont l'autorisation, la pertinence et la fréquence plutôt que la configuration, la protection de la réputation repose fondamentalement sur une décision concernant la manière dont l'audience est traitée. En pratique, la stratégie d'envoi et la segmentation s'inscrivent dans cette logique. services de marketing, l'architecture de domaine, de sous-domaine et d'authentification avec le développement de produitset l'analyse de l'engagement qui détermine qui devrait encore recevoir du courrier s'appuie sur Analyse des données.