Trong thập kỷ qua, nhân tài tự do đã trở thành một phần cốt lõi trong cách các công ty xây dựng sản phẩm, triển khai chiến dịch và mở rộng quy mô hoạt động.
Các công ty khởi nghiệp dựa vào người làm việc tự do để hoạt động nhanh chóng.
Các cơ quan sử dụng chúng để quản lý khối lượng công việc biến động.
Các doanh nghiệp lớn thuê họ để tận dụng chuyên môn đặc biệt.
Tuy nhiên, bất chấp sự phổ biến rộng rãi này, nhiều công ty vẫn nói điều tương tự sau trải nghiệm làm việc tự do đầu tiên của họ:
"Làm việc với dịch giả tự do "Nó không hiệu quả với chúng tôi."
Thực tế lại khác. Trong hầu hết các trường hợp, vấn đề không nằm ở những người làm việc tự do.
Đó là cách các công ty sắp xếp công việc tự do.
Sau khi quan sát hàng trăm dự án hợp tác giữa các freelancer, một số mô hình nhất quán xuất hiện. Khi các công ty thất bại với freelancer, thường là do năm sai lầm này.
1. Đối xử với người làm việc tự do như nhân viên — nhưng thiếu đi cấu trúc làm việc bài bản.
Người làm việc tự do và nhân viên hoạt động theo những mô hình hoàn toàn khác nhau.
Nhân viên làm việc trong khuôn khổ cấu trúc công ty:
Các tuyến báo cáo rõ ràng, hệ thống truyền thông nội bộ và sự thống nhất mục tiêu dài hạn.
Ngược lại, những người làm việc tự do hoạt động như những chuyên gia độc lập. Họ dựa vào phạm vi công việc rõ ràng, sản phẩm bàn giao được xác định rõ ràng và các thỏa thuận được cấu trúc tốt.
Khi các công ty làm mờ ranh giới này, vấn đề sẽ phát sinh.
Các triệu chứng thường gặp bao gồm:
trách nhiệm không rõ ràng
kỳ vọng liên tục thay đổi
Những "thay đổi nhanh chóng" đang dần biến thành những thay đổi toàn diện trong dự án.
những người làm việc tự do bị cuốn vào các quy trình nội bộ mà họ chưa từng được thiết kế cho.
Kết quả là cả hai phía đều cảm thấy thất vọng.
Sự hợp tác tự do thành công đòi hỏi sự rõ ràng về phạm vi công việc, chứ không phải là thứ bậc trong tổ chức.
2. Bắt đầu mà không có bản tóm tắt rõ ràng
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến các dự án tự do thất bại lại khá đơn giản:
Dự án này chưa bao giờ được định nghĩa rõ ràng.
Nhiều công ty cho rằng người làm việc tự do sẽ "tự tìm ra cách giải quyết" vấn đề trong quá trình làm việc. Nhưng không giống như nhân viên, người làm việc tự do không thể dành hàng tuần để tự mình phát hiện ra vấn đề.
Một bản tóm tắt công việc tự do tốt cần trả lời ba câu hỏi:
Cụ thể thì cần giao những gì?
Công trình này giải quyết vấn đề gì?
Thành công là gì?
Khi những câu hỏi này vẫn còn mơ hồ, người làm việc tự do sẽ dành nhiều thời gian hơn để hiểu kỳ vọng thay vì mang lại giá trị.
Việc lập bản tóm tắt rõ ràng giúp tăng đáng kể tỷ lệ thành công của dự án.
3. Lựa chọn dựa trên giá cả thay vì sự phù hợp
Các nền tảng việc làm tự do giúp việc so sánh giá cả giữa hàng nghìn hồ sơ trở nên dễ dàng hơn. Mặc dù điều này làm tăng khả năng tiếp cận, nhưng nó cũng tạo ra một cái bẫy phổ biến:
Các công ty thường chọn giá thấp nhất thay vì lựa chọn sản phẩm/dịch vụ phù hợp nhất.
Những người làm việc tự do có những điểm khác biệt đáng kể:
mức độ kinh nghiệm
Phong cách giao tiếp
chuyên môn hóa
hiểu biết về ngành
Phương án rẻ nhất thường lại trở thành phương án tốn kém nhất khi các dự án đòi hỏi nhiều lần chỉnh sửa, thời gian thực hiện kéo dài hoặc phải làm lại hoàn toàn.
Câu hỏi quan trọng không nên là:
Ai là người bán rẻ nhất?
Nó phải là:
Ai là người phù hợp nhất để giải quyết vấn đề này?
4. Đánh giá thấp quản lý dự án
Người làm việc tự do không thay thế quản lý dự án. Họ là yếu tố cần thiết cho quản lý dự án.
Nhiều công ty cho rằng việc thuê một freelancer sẽ tự động giải quyết toàn bộ vấn đề. Trên thực tế, vẫn cần có người thực hiện các công việc sau:
xác định phạm vi dự án
phối hợp phản hồi
quản lý thời gian
tổng hợp ý kiến đóng góp của các bên liên quan
Nếu thiếu sự phối hợp này, người làm việc tự do sẽ nhận được phản hồi rời rạc và những chỉ dẫn mâu thuẫn.
Những sự hợp tác tự do hiệu quả nhất thường diễn ra khi các công ty chỉ định một người chịu trách nhiệm chính cho dự án trong nội bộ doanh nghiệp.
Điều này đảm bảo các quyết định được đưa ra nhanh hơn và kỳ vọng được thống nhất.
5. Bỏ qua cấu trúc pháp lý và thanh toán
Công việc tự do cũng đặt ra những vấn đề về mặt vận hành mà nhiều công ty thường đánh giá thấp:
Phương thức thanh toán sẽ như thế nào?
Người làm việc tự do có xuất hóa đơn không?
Liệu các hợp đồng đã được định nghĩa đúng cách chưa?
Có rủi ro nào về việc tuân thủ quy định không?
Trên toàn cầu, các công ty ngày càng nhận thức rõ hơn về rủi ro phân loại sai, trong đó người làm việc tự do được đối xử như nhân viên mà không có cấu trúc pháp lý phù hợp.
Nếu không có hệ thống phù hợp, một dự án tự do đơn giản ban đầu có thể nhanh chóng trở thành một thách thức về mặt quản lý.
Các công ty thành công nhờ sử dụng lao động tự do thường thiết lập một khuôn khổ hoạt động rõ ràng ngay từ đầu, bao gồm hợp đồng, thanh toán và tuân thủ quy định.
Bài học thực sự
Người làm việc tự do không phải là con đường tắt. Họ là một mô hình hoạt động khác biệt.
Khi được tổ chức đúng cách, nguồn nhân lực tự do cho phép các công ty:
tiếp cận chuyên môn
di chuyển nhanh hơn
mở rộng đội ngũ một cách linh hoạt
giảm chi phí vận hành cố định
Nhưng khi được coi như những phần mở rộng không chính thức của các nhóm nội bộ, mô hình này sẽ bị phá vỡ.
Các công ty thành công nhờ sử dụng nhân sự tự do đều hiểu một nguyên tắc quan trọng:
Công việc tự do đòi hỏi một hệ thống, chứ không chỉ là tuyển dụng (bao gồm cả...) hóa đơn freelancer).
Và khi nền kinh tế tự do tiếp tục phát triển trên toàn cầu, các công ty xây dựng những hệ thống này từ sớm sẽ có được lợi thế vận hành đáng kể.
