แปลงดิจิตอล

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลหมายถึงการที่องค์กรเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินงาน การส่งมอบมูลค่า และการตัดสินใจ โดยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลและแนวทางการทำงานที่เกี่ยวข้องมาใช้ อย่างไรก็ตาม คำนี้ถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดจนแทบไม่มีความหมาย ถูกนำไปใช้กับทั้งการออกแบบเว็บไซต์ใหม่และการปรับโครงสร้างพื้นฐานของธุรกิจ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้โครงการที่ใช้ชื่อนี้มักทำให้ผิดหวัง

ความแตกต่างที่สำคัญคือระหว่างการแปลงเป็นดิจิทัลและการเปลี่ยนแปลง การแปลงเป็นดิจิทัลหมายถึงการนำกระบวนการที่มีอยู่มาใช้เทคโนโลยีในการดำเนินการ: ขั้นตอนเดิม การอนุมัติเดิม ขอบเขตองค์กรเดิม เพียงแต่แสดงอยู่บนหน้าจอ การเปลี่ยนแปลงหมายถึงการพิจารณาใหม่ว่ากระบวนการนั้นควรมีอยู่ในรูปแบบนั้นหรือไม่ โครงการส่วนใหญ่ที่อธิบายว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงนั้นแท้จริงแล้วเป็นการแปลงเป็นดิจิทัล ซึ่งอธิบายได้ว่าทำไมจึงส่งมอบระบบใหม่โดยไม่เปลี่ยนแปลงต้นทุน ความเร็ว หรือประสบการณ์ของลูกค้า

รายงานการประเมินผลโครงการปฏิรูปที่ตีพิมพ์เผยแพร่มักระบุอัตราความล้มเหลวที่สูง และสาเหตุที่รายงานก็สอดคล้องกันอย่างน่าประหลาดใจ โดยส่วนใหญ่ไม่ใช่เรื่องเทคโนโลยี สาเหตุที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ได้แก่ การขาดหรือความไม่แน่นอนของความมุ่งมั่นของผู้บริหาร วัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจน การประเมินการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่จำเป็นต่ำเกินไป ความสามารถของทีมที่คาดว่าจะทำงานแตกต่างไปจากเดิมไม่เพียงพอ และแรงจูงใจที่มีอยู่ซึ่งยังคงให้รางวัลแก่พฤติกรรมที่โครงการนั้นตั้งใจจะเปลี่ยนแปลง

ระบบเดิมที่ล้าสมัยเป็นข้อจำกัดที่โครงการต่างๆ มักประเมินค่าต่ำเกินไปเสมอ องค์กรที่ก่อตั้งมานานใช้ระบบที่เข้ารหัสกฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่สะสมมาหลายปี ผสานรวมกับทุกสิ่ง และไม่สามารถแทนที่ได้อย่างรวดเร็วโดยปราศจากความเสี่ยงด้านการดำเนินงาน แนวทางที่คำนึงถึงเรื่องนี้ รวมถึงรูปแบบการค่อยๆ ปรับเปลี่ยนทีละน้อยโดยการสร้างความสามารถใหม่ควบคู่ไปกับระบบเดิมและค่อยๆ ย้ายทีละขั้นตอน มักประสบความสำเร็จมากกว่าโครงการเปลี่ยนระบบที่พยายามเปลี่ยนระบบแบบฉับพลัน ซึ่งมักใช้เวลานานหลายปีหรือถูกยกเลิกในที่สุด

ความยากลำบากส่วนใหญ่เกิดขึ้นจากมิติขององค์กร ระบบใหม่ต้องการบทบาทใหม่ ทักษะใหม่ และสิทธิ์ในการตัดสินใจที่แตกต่างออกไป และทำให้ความเชี่ยวชาญของบุคลากรที่มีคุณค่าจากการรู้วิธีใช้งานระบบเดิมนั้นไร้ประโยชน์ โครงการที่มองเรื่องนี้เป็นเพียงการสื่อสารมากกว่าเนื้อหาหลักของงาน จะพบกับการต่อต้านที่พวกเขาตีความว่าเป็นอุปสรรค ในขณะที่โดยปกติแล้วมันเป็นการตอบสนองอย่างมีเหตุผลต่อการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้บุคคลบางคนตกอยู่ในสถานการณ์ที่แย่ลงโดยไม่มีทางออกอื่น

ลำดับขั้นตอนและขอบเขตจะเป็นตัวกำหนดว่าโครงการจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว โครงการที่พยายามเปลี่ยนแปลงพร้อมกันทุกส่วนงานมักใช้งบประมาณจำนวนมากก่อนที่จะแสดงผลลัพธ์ใดๆ และเมื่อถึงเวลาที่ต้องเห็นผลลัพธ์ ผู้บริหารที่ให้การสนับสนุนมักจะเปลี่ยนไปทำโครงการอื่นแล้ว โครงการที่สร้างการปรับปรุงอย่างแท้จริงในด้านใดด้านหนึ่ง พิสูจน์ให้เห็นถึงวิธีการ และขยายผลจากจุดที่มีคุณค่าที่พิสูจน์ได้ จะได้รับการสนับสนุนและสะสมความสามารถที่จำเป็นสำหรับส่วนที่ยากขึ้นต่อไป

การวัดผลควรพิจารณาในแง่ของการดำเนินงานและลูกค้า มากกว่าในแง่ของการส่งมอบ ระบบที่นำมาใช้ เป้าหมายที่บรรลุ และการย้ายผู้ใช้ อธิบายถึงกิจกรรม ในขณะที่ต้นทุนต่อธุรกรรม เวลาที่ใช้ในการดำเนินการตามคำขอของลูกค้า อัตราข้อผิดพลาด และความพยายามของลูกค้า อธิบายว่ามีการปรับปรุงอะไรบ้างหรือไม่ โครงการที่รายงานเฉพาะอย่างแรก อาจดำเนินการสำเร็จลุล่วงไปได้โดยไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดๆ ซึ่งเป็นรูปแบบที่พบได้บ่อยที่สุดของความล้มเหลวที่มีค่าใช้จ่ายสูงในหมวดหมู่นี้

เนื่องจากงานนี้ครอบคลุมทั้งกลยุทธ์ เทคโนโลยี กระบวนการ และบุคลากร จึงไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จได้โดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเพียงอย่างเดียว ในทางปฏิบัติ การกำหนดกรอบและลำดับขั้นตอนจึงอยู่ภายในหลายฝ่าย การวางแผนเชิงกลยุทธ์และการให้คำปรึกษาความสามารถในการส่งมอบด้วย การพัฒนาผลิตภัณฑ์และการวัดว่าผลลัพธ์ที่ลูกค้าเห็นนั้นดีขึ้นหรือไม่ด้วย การวิเคราะห์ข้อมูลผลกระทบที่สำคัญที่สุดคือ ภาครัฐ และขนาดใหญ่ บริษัท ในบริบทที่ข้อจำกัดจากระบบเดิมและความซับซ้อนขององค์กรมีมากที่สุด