Business Case

Um estudo de viabilidade é a argumentação documentada que justifica a realização de um investimento proposto, apresentando o problema ou a oportunidade, as opções consideradas, o curso de ação recomendado, os custos e benefícios esperados, os riscos e a base sobre a qual o sucesso será posteriormente avaliado. Ele existe para que as decisões sobre a alocação de recursos sejam tomadas com base em evidências comparáveis, e não em meras opiniões.

A fraqueza estrutural mais comum é apresentar uma única opção. Um argumento que defende uma única conduta sem avaliar alternativas configura mais uma defesa do que uma análise, privando o tomador de decisão da comparação que tornaria a recomendação significativa. Um argumento confiável examina, no mínimo, a opção recomendada, uma alternativa de menor custo e as consequências de não fazer nada, visto que esta última costuma ser a verdadeira concorrente e quase nunca é analisada adequadamente.

A estimativa de benefícios é onde a maioria dos casos perde credibilidade, e o prejuízo vai além da decisão individual. Os benefícios são rotineiramente superestimados ao se presumir a plena realização imediata, ao contabilizar a mesma eficiência em vários pontos, ao atribuir ao investimento melhorias que ocorreriam de qualquer forma e ao tratar benefícios intangíveis como se fossem dinheiro vivo. Organizações que aprovam investimentos nesses casos e depois nunca verificam o resultado desenvolvem um processo de avaliação no qual todos participam, mas em que ninguém acredita.

A estimativa de custos falha de uma maneira mais previsível: contabilizando o que é visível e omitindo o restante. O custo de implementação geralmente é estimado com razoável cuidado, enquanto licenciamento contínuo, suporte, treinamento, esforço interno, integração, desativação do que está sendo substituído e o custo de oportunidade das pessoas envolvidas são omitidos. O custo total de propriedade ao longo da vida útil realista do ativo, e não o custo inicial de aquisição, é o valor que importa, e frequentemente é várias vezes maior do que o valor divulgado inicialmente.

As premissas devem ser declaradas de forma explícita e separada, pois são elas que o avaliador precisa examinar. Um caso que apresenta um valor presente líquido sem expor a taxa de adoção, o cronograma de realização de benefícios e a taxa de desconto subjacente não pode ser avaliado, e a aparência de precisão oculta julgamentos que podem ser indefensáveis. Apresentar uma faixa de valores, levando em consideração as duas ou três premissas que mais afetam o resultado, é mais honesto e útil do que um único valor.

A concretização dos benefícios é a disciplina que torna todo o processo credível ao longo do tempo. Um plano que se compromete com resultados mensuráveis, com uma revisão definida após a implementação e um responsável nomeado para avaliá-los, altera a forma como o plano é elaborado desde o início. Organizações que nunca realizam revisões pós-implementação acumulam, de forma consistente, planos otimistas, porque não há consequências para o exagero e nem aprendizado com ele.

As considerações não financeiras devem ser analisadas em conjunto, e não de fora. Obrigações regulatórias, redução de riscos, acessibilidade, segurança e posicionamento estratégico são razões legítimas para investir e, frequentemente, não podem ser expressas como retorno sobre o investimento. Tentar forçá-las a entrar em um cálculo financeiro produz números artificiais, enquanto declará-las explicitamente junto à análise financeira permite que a decisão seja tomada considerando o panorama completo.

Como a disciplina se concentra tanto na responsabilidade quanto na aritmética, o formato importa menos do que se os resultados são verificados posteriormente. Na prática, os casos são estruturados dentro de planejamento estratégico e consultoria, com a medição de benefícios projetada em conjunto com análise de dados de modo que o resultado pretendido seja de fato observável, e para um pequena ou média empresa A disciplina torna-se mais importante quando um único investimento representa uma parcela substancial do capital disponível.