Διαχείριση της Αλλαγής

Η διαχείριση αλλαγών είναι η δομημένη προσέγγιση που βοηθά τους ανθρώπους να υιοθετήσουν νέες διαδικασίες, συστήματα και τρόπους εργασίας, έτσι ώστε τα επιδιωκόμενα οφέλη να επιτευχθούν στην πραγματικότητα. Αντιμετωπίζει το σταθερά παρατηρούμενο χάσμα μεταξύ της εφαρμογής μιας αλλαγής και της χρήσης της, όπου κερδίζεται ή χάνεται το μεγαλύτερο μέρος της αξίας των επενδύσεων σε τεχνολογία και διαδικασίες.

Το κενό είναι σημαντικό και καλά τεκμηριωμένο. Τα συστήματα παραδίδονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού και στη συνέχεια χρησιμοποιούνται από ένα κλάσμα του προβλεπόμενου πληθυσμού ή χρησιμοποιούνται με τρόπους που αναπαράγουν την προηγούμενη διαδικασία μέσω μιας νέας διεπαφής. Η επένδυση εμφανίζεται στους λογαριασμούς ως ολοκληρωμένη, ενώ το όφελος που τη δικαιολογούσε δεν υλοποιείται ποτέ και η αποτυχία συνήθως αποδίδεται στην αντίσταση των χρηστών και όχι στην απουσία οποιουδήποτε σχεδίου υιοθέτησης.

Η αντίσταση γίνεται πιο χρήσιμα κατανοητή ως ορθολογική παρά ως παρεμπόδιση. Τα άτομα που έχουν αναπτύξει εξειδίκευση σε έναν υπάρχοντα τρόπο εργασίας χάνουν το κύρος και την αυτοπεποίθησή τους όταν αυτός αντικαθίσταται. Όσοι από τους οποίους η απόδοση μετριέται με βάση τα αποτελέσματα που η αλλαγή θα υποβαθμίσει προσωρινά έχουν άμεσο κίνητρο να καθυστερήσουν. Όσοι έχουν δει προηγούμενες πρωτοβουλίες να ανακοινώνονται και να εγκαταλείπονται, υποτιμούν εύλογα την τρέχουσα. Κάθε μία από αυτές τις αντιδράσεις αντικατοπτρίζει την πραγματική κατάσταση του ατόμου και η αντιμετώπισή τους ως προβλήματα στάσης διασφαλίζει ότι δεν θα αντιμετωπιστούν ποτέ.

Η πρακτική συνέπεια είναι ότι τα σχέδια αλλαγής πρέπει να αλλάζουν την κατάσταση και όχι μόνο την επικοινωνία. Εάν η νέα διαδικασία κάνει κάποιον να εργάζεται πιο σκληρά χωρίς να ωφελεί τον ίδιο, καμία εξήγηση δεν θα οδηγήσει στην υιοθέτησή της. Εάν οι υπάρχοντες στόχοι τιμωρούν την προσωρινή πτώση της παραγωγικότητας που απαιτεί η μάθηση, οι στόχοι πρέπει να αλλάξουν. Εάν η εμπειρογνωμοσύνη ακυρώνεται, πρέπει να προσφερθεί μια αξιόπιστη πορεία προς νέες ικανότητες. Αυτές είναι διαρθρωτικές παρεμβάσεις και είναι αυτό που διακρίνει τη διαχείριση αλλαγών από το εσωτερικό μάρκετινγκ.

Η συμμετοχή νωρίτερα από όσο είναι άνετη βελτιώνει σταθερά τα αποτελέσματα. Τα άτομα που συνέβαλαν στον σχεδιασμό μιας αλλαγής κατανοούν το σκεπτικό της, την έχουν επηρεάσει με τρόπους που την καθιστούν λειτουργική και έχουν κάποια ευθύνη για την επιτυχία της. Οι αλλαγές που σχεδιάζονται από μια κεντρική ομάδα και ανακοινώνονται μετά την ολοκλήρωσή τους φτάνουν ως επιβολές, και η επιχειρησιακή γνώση που θα είχε αποτρέψει προφανή προβλήματα προσφέρεται μόνο αφού μπορούν να εφαρμοστούν με φτηνό τρόπο.

Η μεσαία διοίκηση είναι το επίπεδο όπου η αλλαγή καθυστερεί συχνότερα και αυτό που παραβλέπεται συχνότερα. Τα στελέχη χρηματοδοτούν και επικοινωνούν. Το προσωπικό πρώτης γραμμής εκτελεί. Οι διευθυντές μεταξύ τους πρέπει να συμβιβάζουν τις νέες προσδοκίες με τους υπάρχοντες στόχους, την ικανότητα και τις ανησυχίες της ομάδας, συνήθως χωρίς πρόσθετους πόρους. Τα προγράμματα που εξοπλίζουν και εμπλέκουν αυτό το επίπεδο επιτυγχάνουν πολύ πιο συχνά από εκείνα που επικοινωνούν πέρα ​​από αυτό στην πρώτη γραμμή.

Η ενίσχυση καθορίζει εάν η υιοθέτηση θα επιμείνει μετά την αλλαγή της προσοχής. Οι αλλαγές απαιτούν διαρκή υποστήριξη πολύ μετά την έναρξη, επειδή η οπισθοδρόμηση προς την οικεία πρακτική είναι ισχυρή και η παλιά διαδικασία συχνά παραμένει τεχνικά διαθέσιμη. Η μέτρηση της πραγματικής υιοθέτησης και όχι της ολοκλήρωσης της εκπαίδευσης, η αφαίρεση της παλιάς πορείας όπου είναι δυνατόν και η συνεχής υποστήριξη κατά την περίοδο που ο αρχικός ενθουσιασμός έχει εξασθενίσει είναι αυτά που καθιστούν μια αλλαγή μόνιμη.

Επειδή η υιοθέτηση εξαρτάται από το πώς βιώνεται η αλλαγή από τους ανθρώπους που αναμένεται να ζήσουν με αυτήν, ο σχεδιασμός αυτής της εμπειρίας έχει την ίδια σημασία με το υποκείμενο σύστημα. Στην πράξη, ο οργανωτικός σχεδιασμός βρίσκεται μέσα σε στρατηγικός σχεδιασμός και συμβουλευτική, η χρηστικότητα αυτού που ζητείται από τους ανθρώπους να υιοθετήσουν αντιμετωπίζεται μέσω Έλεγχος UX εργασία και η μέτρηση υιοθέτησης καθορίζεται με ανάλυση δεδομένων έτσι ώστε το πρόγραμμα να αναφέρει τη χρήση και όχι την ανάπτυξη.