Das Retourenmanagement umfasst die Bearbeitung von Kundenrücksendungen, einschließlich der Richtlinien für die Retourenberechtigung, der Rücksendeabwicklung, der Warenprüfung und -einlagerung, der Rückerstattung oder des Umtauschs sowie der Analyse der Retourengründe. Es stellt in den meisten Einzelhandelsunternehmen einen erheblichen Kostenfaktor dar und beeinflusst maßgeblich das Kaufverhalten der Kunden.
Der Kern des Problems liegt darin, dass die Richtlinie beide Seiten der Transaktion betrifft. Eine großzügige und transparent kommunizierte Rückgaberichtlinie senkt das wahrgenommene Kaufrisiko und steigert somit die Konversionsrate, insbesondere in Kategorien, in denen Passform oder Eignung unklar sind. Gleichzeitig erhöht sie aber auch das Retourenvolumen, was Kosten für Bearbeitung, Versand, Prüfung und Wiedereinlagerung verursacht. Zudem kann ein Teil der zurückgesendeten Ware nicht zum vollen Preis weiterverkauft werden.
Die betriebswirtschaftliche Kalkulation zielt daher nicht auf die Minimierung von Retouren ab, sondern auf den Nettoeffekt. Eine restriktive Richtlinie reduziert zwar die Retourenkosten, senkt aber gleichzeitig den Umsatz – oft stärker als die Einsparungen selbst –, da die abgeschreckten Kunden überproportional häufig diejenigen sind, die verunsichert waren und bei einem Kauf mit mehr Sicherheit überzeugt hätten. Umgekehrt kann eine uneingeschränkte Richtlinie in einer Produktkategorie mit hohen Retourenquoten und geringer Marge tatsächlich unerschwinglich sein. Die richtige Lösung hängt von der Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Produktkategorie ab und erfordert Messungen statt Annahmen.
Die Retourenquote ist ein wichtiges Diagnosekriterium, das häufig lediglich als Kostenfaktor betrachtet wird. Hohe Quoten bei bestimmten Produkten deuten in der Regel auf eine Diskrepanz zwischen Erwartung und tatsächlicher Lieferung hin, was auf ungenaue Produktbeschreibungen, irreführende Bilder, fehlende oder falsche Größenangaben oder Qualitätsprobleme schließen lässt. Analysiert man die Retourendaten nach Produkt und Retourengrund, liefern sie direkte Informationen darüber, wo die Website falsche Erwartungen weckt. Ein entsprechendes Vorgehen reduziert sowohl Retouren als auch Unzufriedenheit.
Die falsche Größe ist der Hauptgrund für Retouren bei Bekleidung und lässt sich durch Information weitgehend beheben. Detaillierte Maße statt allgemeiner Größenangaben, Hinweise zur Passform in Bezug auf den Träger, Bilder, die das Kleidungsstück an verschiedenen Körpertypen zeigen, und zusammengefasstes Feedback von früheren Käufern darüber, ob ein Artikel größer oder kleiner ausfällt, reduzieren die Unsicherheit, die dazu führt, dass Kunden mehrere Größen bestellen, um die meisten davon zurückzusenden.
Das Rückgabeerlebnis selbst beeinflusst die Wiederkaufswahrscheinlichkeit erheblich. Ein unkomplizierter Prozess mit vorfrankiertem Etikett, klaren Anweisungen, Sendungsverfolgung und schneller Rückerstattung sorgt dafür, dass Kunden gerne wieder kaufen. Ein umständlicher Prozess mit unklaren Bedingungen und verzögerten Rückerstattungen hingegen beendet die Kundenbeziehung, unabhängig von der Qualität des ursprünglichen Produkts. Da sich Rückgaben hauptsächlich auf Kunden konzentrieren, die bereits gekauft haben, wirkt sich das Rückgabeerlebnis überproportional auf die Kundenbasis aus, die ein Unternehmen am meisten halten möchte.
Die Art der Warenbearbeitung bestimmt, wie viel Wert zurückgewonnen werden kann. Schnelle Prüfung und Wiedereinlagerung bringen verkaufsfähige Artikel zurück ins Lager, solange sie noch Saison haben. Langsame Bearbeitung hingegen führt dazu, dass Waren erst nach Abklingen der Nachfrage wieder eingelagert werden. Sortierung, Aufarbeitung und der Weiterverkauf über Zweitvertriebskanäle sichern den Wert von Artikeln, die nicht mehr als Neuware verkauft werden können. Die Alternative, Retouren abzuschreiben, ist sowohl kostspielig als auch zunehmend aus Umweltgründen kritisch zu hinterfragen.
Da Richtlinien, Produktinformationen und Betriebsabläufe das Ergebnis beeinflussen, erfordert eine Verbesserung die Verknüpfung von Daten, die üblicherweise in getrennten Systemen gespeichert sind. In der Praxis wird die Analyse der Rückgabegründe durch folgende Systeme gepflegt: Datenanalyse und wurde in den Produktseiteninhalt zurückgeführt, der von einem getestet wurde. CRO-Dienstleistung Programm und in Textil- Und gerade in der Bekleidungsbranche, wo die Retourenquoten strukturell am höchsten sind, sind Größenangaben in der Regel die wirksamste Einzelmaßnahme, die zur Verfügung steht.